新闻通讯是内部内容的重要

我们 IT-Agency 已连续五年多发送新闻通讯、收集数据库、与订阅者建立沟通,但有一次我们失去了一切。 2022 年 2 月,Mailchimp 关闭了该服务的访问权限,并因此关闭了订阅用户群。我们必须从头开始。经过六个月的艰苦工作,我们建立起了定期的新闻通讯,并实现了正常的打开率—— 30%。

在本文中,我将使用我们的示例告诉您如何正确地重新启动邮件: 

  • 选择一项新服务;
  • 在法律框架内处理数据库和个人数据的存储;
  • 以不至于“烧坏”底座的方式进行操作。

背景故事:2022 年之前我们的时事通讯是如何运作的,以及为什么必须从头开始重新推出

新闻通讯是内部内容的重要分发渠道和形象工具。在它的帮助下,我们向潜在客户和申请人展示了我们的工作方法以及机构的内部结构。

每两周我们发送一次文摘,其中包含来自学院的新材料、案例、来自内部聊天“知识”的员工的有用工具,以及 IT 机构前主编 Natasha Ganetskaya 的讲话。

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邮件列表中的一个重要区块是“娜塔莎的话”——它受到了观众的热烈欢迎。正是这个街区令人难忘,并使我们的时事通讯脱颖而出。  

最初,我们使用 Mailchimp 进行内部邮件发送。我们的数据库中有大约 1,500 个活跃联系人,因此免费计划对我们来说已经足够了。此外,该服务布局便捷,易于收集邮件数据,非常适合我们。

2021 年底,很明显需要重新启动时事通讯。我们注意到我们的电子邮件的打开率正在下降,所以我们开始考虑新的格式。为了确保新版时事通讯的相关性和实用性,我们收集了订阅者的反馈,提出了假设,并计划于 2022 年春季重新推出。

2022 年 2 月,由于服务被封锁,我们失去了对数据库的访问权限。

数据库存储不正确:花了几十个小时从头开始建立数据库,最后收到了大约 80 个订阅

我们的错误是 100% 信任该服务并且没有设置正确的数据库存储。但正是这一点保证了用户数据的安全,并有助于在法律框架内开展沟通渠道的运作。

为了不失去重要的沟通渠道,我们同时进行两个方向的工作:恢复旧基地并组装新基地。我们只能通过访问 Mailchimp 来恢复旧的邮件列表。为此,我们写了一封信,请求给予我们临时访问该服务的权限。这个选择可能行不通,所以他们开始收集新的基地。

组装新底座需要花费数十个小时。首先,我从 AMO CRM 下载了所有联系人。卸载时,一些地址重复,因此我手动检查卸载的数据库是否有重复和不正确的电子邮件地址。

结果,我拥有了 5208 个联系人的数据库,但无法向他们发送定期邮件。事实上,根据法律规定,我们必须征得每位收件人的同意才能接收邮件。而且 AMO 甚至没有关于联系人状态的信息,也就是说,不清楚他们是如何进入数据库的——是通过订阅邮件列表、请求服务还是回复空缺职位。

为了遵守法律,我们准备了一封欢迎信,邀请您订阅我们的时事通讯。为了不让收件人感到恼火,我们诚实地谈论了所发生的事情。

联邦法律第 152-FZ 号“关于个人数据”

屏幕截图显示了我们发送给已下载联系人以便人们重新订阅邮件列表的信件的部分内容。  

在信中,我们解释了收件人收到这封信的原因。为了激励人们订阅,我们讨论了文摘的概念并分享了当时可能相关的材料,例如,SEO 作为危机期间潜在客户生成渠道的相关性。

该数据库的转换效果不令人满意:只有 1.78% 的人订阅了文摘。这个数字可能与信件的布局有关,因为在第一个版本中没有“订阅”按钮,链接被写在了文本中。

但我们很幸运:Mailchimp 同时为我们提供了 24 小时的服务。结果,我们能够下载以前的邮件列表,其中包含大约 7,000 名订阅者。我们将其上传至新的邮件服务并开始工作。

一般来说,为了遵守法律,收集电子邮件地址、电话号码和客户全名的法人实体必须获得个人数据运营者的身份并确保其存储的安全。

收集个人数据最好采用多阶段收集系统。我们建议按如下方式组织数据库的存储:在网站上收集数据→发送给个人数据存储运营商→通过API上传到邮寄服务。这种方法符合法律规定并确保了数据库的安全,因为数据不仅存储在邮寄服务中。

至于个人数据运营者的身份,根据我们的经验,由于各种原因,并非所有公司都希望获得该身份。在这种情况下,还有另一种选择——将数据库转移到专门的服务进行存储。

在选择存储数据库的服务时有一些细微差别。我  电子邮件列表  们建议关注其服务器的位置、上市时间的长度、对数据进行排序的能力以及根据不同参数创建订阅者列表的能力。例如,在我们合作的项目中,我们使用了“ 1OPD ”服务。

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不可靠的邮件服务:在其他服务关闭时使用外国解决方案,几乎丢失邮件

我们出版这份时事通讯已经有五年多了。从一开始直到 2022 年春季,我们都使用 Mailchimp 发送电子邮件。当各种外国公司和服务开始在俄罗斯关闭时,我们仍继续使用它。 Mailchimp 离开俄罗斯后,他们立即开始寻找替代的邮寄服务。

为了做出明智的选择,我们编制了一份可用服务列表,联系首席执行官合法吗?  并根据对我们重要的标准对它们进行了比较。查看于:

  • 存在个人数据操作员身份,
  • 价格,
  • 与 CRM 系统集成的可能性,
  • 有印刷体字母构造函数。这是强制性的,因为我们的信件是由编辑而不是版面设计师排版的。

屏幕截图显示了比较表的一部分,帮助我们决定邮寄服务。最终我们选择了 Sendsay  

为了方便编辑的工作,我们准备了邮件模板。 线数据库  现在,所有信件都布局在块编辑器中,但我们用 HTML 代码添加了两个元素,因为某些信件在邮件中显示不正确 – 邮件元素被移动或多余的字符被拉入预标题中。

 

在左侧的屏幕截图中,您可以看到内容不适合信件:包含服务的块已移动。这是由于块编辑器的代码“繁重”造成的。

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